사무실에서 종이로 정리하기

혼란을 정리하면 서류 작업을 검색하는 데 소요되는 시간이 줄어들고 작업 장소가 시간을 보내는 즐거움과 생산적인 장소가됩니다.

작업하는 책상에서 모든 종이 작업을 제거하십시오.이 표면에서 작업해야하는 항목은 컴퓨터, 전화, 펜 등으로해야합니다. 책상을 다른 보관 장소로 인식하지 말고 항상 지켜야합니다.

1 단계 – 책상 지우기

종이 분쇄기와 종이 재활용 상자를 사무실에두면 혼란을 최소화 할 수 있습니다. 제지 작업은 자동으로 파일 보관함 중 하나, 파쇄 또는 재활용을위한 기밀 사항으로 분류됩니다. 서류 작업은 세 가지 범주, 즉 행동, 파쇄 또는 재사용 중 하나에 속해야 함을 기억하는 것이 유용합니다.

2 단계 – 종이 폐기 시스템 설치

사무실에 선반을 세우거나 라벨이있는 저장 장치를 세우면 혼란이 사라집니다. 파일 박스의 사용은 문서 작업이 시야에서 숨겨지고 유선형을 만들어 사무실로 미적 감각을 부여하기 때문에 좋은 선택입니다. 파일 박스 또는 폴더를 색으로 구분하면 서류상 카테고리를 즉시 식별 할 수 있습니다. 예를 들어, 빨간색 폴더에는 재무 정보가 포함되고 파란색에는 인적 자원 정보가 식별됩니다.

3 단계 – 저장 공간 만들기

귀하의 의도는 혼란을 피하고 귀하의 사무실이 벽이나 벽으로 된 상자 또는 폴더가되지 않도록 보장하는 것이며 아카이브 시스템을 사용하는 것이 중요합니다. 보관은 일정 시간 동안 보관할 목적으로 작업 영역에서 안전한 저장 영역으로 오래된 서류를 제거하는 과정이지만 정기적으로는 필요하지 않습니다. 이에 대한 좋은 예는 필요한 경우 5 년간 보관해야하는 재무 데이터입니다.

4 단계 – 보관 처리

정기적으로 파일 시스템 내의 특정 폴더를 확인하려면 일기에 항목을 만드십시오. 내용물을 보면서 일주일에 10 분을 보내는 것만으로 서류 정리 시스템이 깔끔하게 유지됩니다. 이것이 준수되면, 귀하의 사무실은 여분의 종이가없는 상태로 유지됩니다.

5 단계 – 정기 퍼지 세션

서류 정리 시스템을 만들 때 범주가 도움이된다는 것을 기억하는 것이 현명합니다. 어떤 방법으로 파일을 선택했는지, 예를 들어 날짜순으로 또는 알파벳순으로 붙여서 올바른 위치에 파일로 보관하십시오. 악명 높은 “기타 (miscellaneous)”카테고리에서 벗어나십시오.이 카테고리는 “그것이 있어야하는 위치에 파일을 보관할 수 없습니다”라는 항목에 대한 미끼입니다.

6 단계 – 분류

7 단계 -받는 용지의 양 줄이기

정크 메일 이건 원하지 않는 메일 이건간에 일관되게 동일한 메일을 사무실로 보내는 회사는 중지 될 수 있습니다. 서신을 보내거나 서신을 끝내기위한 표준 서한을 보내면 불편을 겪기 전에 혼란을 정리하는 것이 목표입니다.